Нотариальное делопроизводство
Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 17 декабря 2012 г. и Приказом Минюста России от 16.04.2014 №78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства».
Правила нотариального делопроизводства устанавливают единый порядок:
- работы с документами нотариусов в Российской Федерации,
- осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также
- передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.
Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая
- порядок работы с документами,
- контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий,
- составление номенклатуры дел,
- подготовку документов к хранению или уничтожению.
Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.
Оформление всех видов документов (документирование) осуществляется на бумажных носителях.
Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:
- нотариус, занимающийся частной практикой;
- в государственной нотариальной конторе - один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее - территориальный орган).
Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе возложить ведение делопроизводства на одного из своих работников.
В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющегося нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.
Работникам нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы при приеме на работу разъясняются положения статьи 5 Основ о запрете разглашения сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.
Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.
Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XIII Правил.
Проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.
Порядок видеофиксации нотариальных действий
Порядок видеофиксации нотариальных действий установлен "Порядком использования нотариусами средств видеофиксации и хранения материалов видеофиксации", размещенным на сайте Федеральной нотариальной палаты. Право фиксировать на видео совершение нотариальных действий нотариусы получили с 1 июля 2015 года (п. 7 ст. 1 Федерального закона от 30 марта 2015 г. № 67-ФЗ).
Материалами видеофиксации признаются:
- видеозаписи;
- фотографии;
- аудиозаписи.
Нотариус вправе разместить в своем кабинете стационарную камеру либо использовать для записи нотариального действия мобильное устройство, которое может применяться также, если нотариус оказывает услуги вне помещения нотариальной конторы.
При этом клиенты нотариуса должны быть предупреждены о том, что ведется запись.
Требования к проведению видеозаписи нотариусом:
- в объектив камеры должно попадать лицо человека, от имени которого совершается нотариальное действие (или людей, если к нотариусу обратились несколько человек);
- обзор не могут загораживать посторонние предметы;
- видеозапись должна содержать указание на дату и время ее совершения и иметь разрешение кадра в пикселях не менее 640 на 480.
Срок хранения атериалов видеофиксации - не менее пяти лет.
На нотариусов возложена обязанность определить в своем локальном акте место и способ хранения записей, перечень имеющих доступ к ним работников и т. д.
Материалы видеозаписи относятся к персональным данным и подлежат соответствующей защите. Допускается передача записей по требованию суда, прокуратуры, органов следствия, а также по запросу нотариальной палаты в связи с возбуждением дисциплинарного производства в отношении нотариуса.