Оформление договорных отношений на основе обмена письмами, телеграммами и т.п. Стандартные требования, предъявляемые к договорной переписке

Статья 434 ГК РФ устанавливает, что договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Однако, как показывает практика, не каждое и любое письмо или телеграмма могут свидетельствовать о заключении соглашения между сторонами.

Все перечисленные документы должны отвечать требованиям предложения о заключении договора (оферты), а именно:

1. 1. быть адресованным конкретному лицу (лицам);
   2. быть достаточно определенным;
   3. выражать намерение сделавшего его лица заключить договор с адресатом, которым будет принято предложение;
   4. содержать указание на существенные условия, на которых предлагается заключить договор.

Если все перечисленные условия отсутствуют, то письмо можно рассматривать в качестве рекламы или как предложение к переговорам по поводу будущего договора, поскольку никаких правовых и юридических последствий такой документ не влечет.

Но даже если письмо отвечает всем предъявленным юридическим требованиям, одного его для заключения договора недостаточно. Необходимо, чтобы предложение было принято (акцептовано), поскольку договорные отношения между сторонами возникают не из самого гарантийного письма, а из одобрения его сторонами.

Переписка особенно важна, когда стороны:

• действуют без составления договора как единого документа, подписанного обеими сторонами (это тот случай, когда воля сторон заключить сделку определяется на основании счетов, заявок, ­запросов, телефонных звонков, накладных и т.п. документов);
• при выполнении обязательств отступают от условий, ­зафиксированных в подписаннном договоре.

Стандартные требования, предъявляемые к договорной переписке

1. При осуществлении договорной переписки необходимо добиться, чтобы так называемая «воля стороны» в письмах вашего контрагента была изложена четко и ясно, без двусмысленных формулировок и излишне запутанных фраз.
2. Все документы, подтверждающие исполнение обязательств, а также изменяющие и дополняющие условия договора, должны быть подписаны ­управомоченными лицами (подтверждается доверенностью).
3. Письмо должно содержать опись вложения и должно быть отправлено с уведомлением или вручено под роспись ­управомоченного лица.
4. Договор в письменной форме, заключенный путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, юридическую силу приобретает только при наличии следующих условий:

• • способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору и именно от уполномоченного лица;
  • использование факса или иных средств связи должно быть предусмотрено (оговорено) и зафиксировано сторонами;
  • использование электронной цифровой подписи при оформлении документов должно быть оговорено в договоре;
  • документ, полученный посредством факсимильной связи, должен быть читаем и обладать всеми необходимыми реквизитами;
  • сторонами при обмене документами согласованы все существенные условия, ­необходимые для такого рода сделок.

Если договоренности были достигнуты в процессе уст­ных переговоров, нужно зафиксировать результат переговоров в письменной форме. Здесь возможны варианты:

1. оформление дополнительного соглашения к договору, подписанного обеими сторонами;
2. подписание протокола согласования разногласий, который обычно подписывается одновременно с договором;
3. передача одной стороной другой стороне составленного и подписанного ею протокола, не вызвавшего своевременно заявленных возражений другой стороны (особенно если такой механизм ­оговорен в тексте подписанного договора);
4. в крайнем случае можно перечислить достигнутые договоренности в письме;
5. соответствующие изменения были отражены во всех документах, оформляемых сторонами при исполнении условий сделки (в том числе в переписке сторон).