Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми актами.
Приказом Генерального прокурора введена в действие Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утв. приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450).
Инструкцией на единой основе установлена система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокуратурах субъектов РФ, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.
Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы; на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.
Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации.
Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утвержденным соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.
Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение.
Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.
Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.
Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.
Руководитель службы делопроизводства вышестоящей прокуратуры осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных прокуратурах.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты и другие работники служб делопроизводства.
Прокуроры, научные и педагогические работники, делопроизводители органов и учреждений прокуратуры несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.
Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.
Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).
Каждому гражданину либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, надзорными и наблюдательными производствами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы,
- если это затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц;
- если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (с учетом постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 18.02.2000 № 3-П).
Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры, структурного подразделения. Прокурорский работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.
В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена и функционирует прикладная система - АИК «Надзор».
АИК «Надзор» - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.
База данных содержит информацию:
- о всех входящих, исходящих и внутренних документах,
- о всех корреспондентах (гражданах, организациях),
- о движении подлинников и копий документов,
- об исполнении документов и поручений,
- о направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.
Система АИК «Надзор» предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.
В органах прокуратуры применяются и иные формы документооборота. Одни из них предназначаются для специализированных прокуратур, другие носят временный характер.
Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.