Правовое регулирование использования аналогов собственноручной подписи

Правовое регулирование использования электронной подписи (ЭЦП)

Правовое регулирование использования ЭЦП осуществляется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при

  1. совершении гражданско-правовых сделок,
  2. оказании государственных и муниципальных услуг,
  3. исполнении государственных и муниципальных функций,

при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи.

Участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане.

Отношения в области использования электронных подписей регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия. Порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней.

Виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает Правительство Российской Федерации (см. Постановление Правительства РФ от 25.06.2012 N 634, которым утверждены "Правила определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг").

Виды электронных подписей:

  1. простая электронная подпись;
  2. усиленная электронная подпись:
    • усиленная неквалифицированная;
    • усиленная квалифицированная.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия, которое должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 закона.

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:

  1. простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
  2. ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

ВАЖНО! Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

При оформлении первичных учетных документов налогоплательщик вправе применять простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи (письмо Минфина России от 11 января 2016 г. № 03-03-06/61).

Использование ЭЦП при поставке товаров

Дело № А40-4350/2016

Полностью электронный документооборот по договору допускается с согласия обеих сторон.

Для снижения рисков:

  1. порядок оформления маршрутных листов или транспортных накладных должен быть определен в договоре;
  2. в договоре должен быть регламентирован электронный документооборот с использованием ЭЦП.

Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании настоящего Федерального закона.

Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права.

Правовое регулирование использования факсимиле

Факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны.

Использование факсимиле в гражданско-правовых сделках

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Так как в настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Использование факсимиле в документах бухгалтерского и налогового учета

Ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Согласно законодательству о бухгалтерском учете (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N402-ФЗ "О бухгалтерском учете") первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц (должностных лиц организации). Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

В 2011 году Президиум ВАС в постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 со ссылкой на Закон N 129-ФЗ и ст. 169 НК РФ указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042, а также постановления 8 ААС от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, 4 ААС от 14.01.2013 N 04АП-5609/12).

Таким образом, факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия.

П. 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. По мнению налоговых органов и финансового ведомства, ст. 169 НК РФ не предоставляет налогоплательщикам возможности использования в счетах-фактурах факсимильных подписей. Поэтому счета-фактуры, составленные с использованием факсимиле, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (см. письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11.

Таким образом, счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено.

Факсимиле

О соотношении понятий "подпись", "роспись", "росчерк" можно почитать по ссылке https://jurcon74.ru/nesootvetstvie-podpisej-v-dokumentakh

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Нормативные правовые акты в Российской Федерации

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 50 "О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов и актов, содержащих разъяснения законодательства и обладающих нормативными свойствами"

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 49 "О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора"

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 48 "О некоторых вопросах, связанных с особенностями формирования и распределения конкурсной массы в делах о банкротстве граждан"

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 46 "О некоторых вопросах судебной практики по делам о преступлениях против конституционных прав и свобод человека и гражданина (статьи 137, 138, 138.1, 139, 144.1, 145, 145.1 Уголовного кодекса Российской Федерации)"

Постановление Пленума ВС РФ от 29 ноября 2018 года № 41 "О судебной практике по уголовным делам о нарушениях требований охраны труда, правил безопасности при ведении строительных или иных работ либо требований промышленной безопасности опасных производственных объектов"

Согласно Федеральному закону от 28.11.2018 N 451-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" пересмотрен порядок разрешения гражданских и административных дел в судах (со дня начала деятельности кассационных судов общей юрисдикции и апелляционных судов общей юрисдикции, но не позднее 1 октября 2019 года).