Ст. 77 Основ устанавливает, что нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.
Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.
См. "Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них" (утв. Решением Правления ФНП от 25.04.2016)
Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них при условии, что они:
- не противоречат законодательным актам Российской Федерации;
- имеют юридическое значение.
Нотариус не вправе отказать в свидетельствовании верности копии документов владельцу документов (или обратившемуся по его поручению другому лицу) .
Противоречащим закону признается документ, если его содержание противоправно (сделки купли-продажи заведомо похищенного продавцом имущества, мнимые и противные сделки и т.п.).
Документ должен иметь юридическое значение, т.е. затрагивать те или иные права или законные интересы граждан. Поэтому нельзя считать обоснованным отказ нотариуса засвидетельствовать копию доверенности, срок которой истек. Ведь документ, выданный в свое время гражданину, объективно существует, и нотариус должен свидетельствовать верность копии этого документа. Он может уточнить, для какой цели нужна нотариально засвидетельствованная копия, где выдан документ и т.д. Однако он не может отказать в свидетельствовании верности копии документа только потому, что, по его мнению, документ не имеет юридического значения.
Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, поскольку специальной формы для этих документов не существует. Однако нотариус вправе отказать в свидетельствовании верности копии с документа:
-
- имеющего подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления;
- исполненного карандашом, имеющего неясный текст, изложенного на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах;
- со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.
Выписки из документов свидетельствуются, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, а уж затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Причем, если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями ведущих его лиц.
Исследуя документ, с которого свидетельствуется верность копии, нотариус прежде всего определяет, правомочным ли учреждением он выдан. Так, гражданам, обратившимся с просьбой о свидетельствовании верности копии с выданных органами загса справок о смерти, рождении или браке и т.п., нотариус отказывает, так как органами загса выдаются не справки, а установленной формы свидетельства. Часто к нотариусам обращаются граждане с просьбой засвидетельствовать справку органов ДЭЗ о том, что данный гражданин не состоит в браке, и т.п.
Нередко к нотариусу обращаются за свидетельствованием верности копии с документа, в котором искажены факты или имеются недостатки в оформлении, например, отсутствуют подпись должностного лица и печать, не указаны число, месяц, год, регистрационный номер и т.п. Нотариус должен разъяснить гражданину, какие требования предъявляются к данному документу.
Свидетельствование верности копии с документа производится только при предъявлении подлинника документа. Нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником.
Копия должна воспроизводить точный текст подлинного документа. Вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается «подпись», вместо печати - «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.